Casos de uso

Un sistema, siete días muy distintos

GymKeeper empezó en rocódromos y fue creciendo con lo que un negocio necesita alrededor: stock con saldos reales, facturación que llega a contabilidad, una caja que aguanta cuando hay cola. Estas son siete formas de negocio a las que encaja, y lo que de verdad importa en cada una.

Rocódromos y salas de bloque

El gimnasio funciona aunque no haya nadie en el mostrador

El caso original, y el que da nombre al producto. Un rocódromo vende tiempo más que género: abonos, tarjetas de sesiones, cursos, y el derecho a entrar a las seis de la mañana con el mostrador vacío.

El control de accesos decide quién entra en horas sin personal, con entradas limitadas por horario, abonos premium y acceso 24/7 en los doorservers de GymKeeper.
Abonos y tarjetas de sesiones, incluyendo pausas, facturación recurrente y cobro automático con tarjeta guardada.
Exenciones de responsabilidad digitales firmadas antes de la primera visita, para que nadie rellene papeles en la puerta.
Cursos y clínics con inscripción, pago y cancelación gestionados en el mismo sitio que todo lo demás.
Gimnasios, usuarios y dispositivos ilimitados — la factura sigue la facturación, no las licencias, así que una segunda sede no cambia el contrato.

Las horas sin personal son la capacidad más barata que un gimnasio puede añadir: la sala ya está, los bloques ya están puestos, y el coste marginal de alguien que escala temprano es casi cero.

Gimnasios de CrossFit, entrenamiento HYROX y clases grupales

El horario se llena solo, y el instructor no persigue una hoja de cálculo

Un box de CrossFit o un gimnasio HYROX no vende tiempo libre en la sala — vende una plaza en la clase de las seis del martes, impartida por un instructor con nombre, con un límite fijo de cuántas personas caben. Horas guiadas es la parte de GymKeeper construida para ese tipo de negocio: un horario semanal recurrente de verdad, no una lista de eventos puntuales.

Las plantillas de clases semanales se repiten solas — configura una vez el CrossFit del martes a las 06:00 y GymKeeper sigue generando sesiones reales ocho semanas por delante.
Cada clase lleva uno o varios instructores con nombre, con un instructor principal marcado, para que los socios siempre sepan quién imparte.
El mismo motor de membresías que el resto de GymKeeper financia las reservas de clases — gratis e ilimitado con una membresía o pase mensual, descontado de una tarjeta de 10 sesiones, o pagado como drop-in, configurado por clase.
Capacidad y lista de espera por clase: cuando una sesión se llena, las nuevas reservas hacen cola por orden y avanzan automáticamente si alguien cancela.
La asistencia se marca por reserva, separada del control de accesos, para que un instructor sepa quién vino realmente y quién faltó sin avisar.

Los socios reservan su propia clase desde su cuenta, y el horario semanal se puede incrustar directamente en la web del propio gimnasio para que cualquiera vea qué hay y cuándo — sin llamar al mostrador.

Gimnasios y salas de pesas

Un gimnasio de pesas es un negocio de suscripción con una puerta

Un gimnasio vende acceso a una sala: barras, racks, máquinas y el derecho a usarlas a las cinco y media de la mañana. Casi todos los ingresos son recurrentes, casi todos los costes fijos, y el año lo deciden dos cosas: cuántos socios pagan sin que haya que perseguirlos y cuántos dejan de venir en silencio antes de darse de baja.

Cobro automático de la cuota desde la tarjeta guardada — la suscripción se renueva sin factura, sin recordatorio y sin conversación. Tokenización de tarjeta vía Paytrail o Stripe, con reintento de los cobros fallidos y aviso, en lugar de dejar que la membresía caduque sin que nadie se entere.
El socio pausa en vez de darse de baja: una lesión o un mes fuera detiene la facturación durante un periodo acordado, con un cupo por membresía y un registro de quién pausó qué y cuándo.
Un gimnasio sin personal funciona con el servidor de puertas — acceso limitado por horario para las cuotas de horas valle, horario más amplio para premium, 24/7 para el nivel completo. La misma tarjeta o el mismo móvil que abre la puerta paga la suscripción.
Una primera visita gratuita o con descuento que un cliente recurrente no puede ver dos veces: la oferta de bienvenida sólo se muestra a alguien identificado y sin historial, así que “cerrar sesión y volver a pedirla” no funciona.
Reglas que permiten a un socio traer a un amigo — una vez por semana, una vez al mes, cuatro veces al año, como tú decidas: tú fijas el número y el periodo, y el pase de invitado se emite automáticamente.
Las audiencias de recuperación y de “sin visitas” encuentran a los socios que dejaron de venir semanas antes de dejar de pagar — los que se darán de baja el mes que viene, cuando aún da tiempo a llamarles.

Un gimnasio no suele perder a un socio el día que se da de baja. Lo perdió el mes en que dejó de aparecer, y ese mes se ve en los datos mucho antes de verse en el banco.

Stock, facturación y caja

Un negocio que vende cosas y las cobra

Aquí no hay nada específico de escalada. Una tienda, un taller, un importador — cualquiera que necesite saber qué hay en la estantería, hacer llegar una factura y cobrar en un mostrador.

Inventario de productos con variantes ilimitadas, precio por variante, varios grupos de precio, listados para distribuidores y varios almacenes.
Inventariado con terminales de mano — mil productos y sus saldos en un día — además de soporte de estanterías de almacén.
Órdenes de traspaso para mover stock entre sedes, y pedidos de compra que suman saldos al llegar la mercancía e imprimen etiquetas según se recibe.
Facturas de venta: recurrentes, a plazos, por correo electrónico, factura electrónica (B2B y B2C) o correo postal.
Integraciones contables de serie — Procountor, Netvisor, Fennoa, VismaNova, Dynamics NAV y Accountor.

El asistente de pedidos de compra sugiere qué reponer y cuánto, a partir de lo que de verdad se ha vendido.

Cafetería

Sobre todo una caja, y tiene que ir rápido

Una cafetería necesita una fracción del sistema, y necesita que esa fracción sea rápida. La comida dura una hora y la cola no espera al software.

Terminales de pago integrados — NETS en toda Escandinavia, otros por acuerdo — para que el importe nunca se teclee a mano.
Impresión de tickets en Star TSP-100 Eco e impresoras Epson, soportadas de fábrica.
Aparcar una venta: quien se olvidó el bollo no bloquea a las seis personas de detrás.
Saldos por variante y sede, para que un recuento de cocina signifique algo.
Tarjetas regalo y tantos métodos de pago como necesites, incluidas las ayudas finlandesas de bienestar.

El resto del sistema está ahí cuando lo quieres y apartado cuando no — el mismo contrato, uses un módulo o todos.

Restaurante y bar

Del pedido en la mesa a la cocina sin gritos

Esta es nuestra respuesta para facilitar la vida del restaurante: el pedido sale de la mesa hacia la estación correcta, el plato llega a la mesa a tiempo y la cuenta se paga como quiera el grupo. La función de restaurante de GymKeeper está hecha para el día a día de la cafetería de un rocódromo y de los restaurantes de un parque de aventuras. Usa la misma caja, el mismo stock y la misma contabilidad que el resto de tu negocio.

El camarero toma el pedido en el móvil o la tableta y lo envía con una pulsación: la comida a la pantalla de la cocina, las bebidas al bar. Nadie corre con papelitos.
Las sillas de la mesa están registradas en el sistema y los pedidos se asignan a las sillas. Cada comensal paga lo suyo y un plato puede repartirse entre varias sillas. La comida para llevar tiene su propia «mesa» con pedidos numerados.
En las pantallas de cocina y bar, las comandas avanzan por etapas (nueva, en preparación, lista para servir), y el tiempo de espera se convierte en un color antes de que el cliente tenga que preguntar por su plato.
Las notas y las elecciones se recogen al pedir: «sin cebolla», el punto de la carne. La cocina las ve en la comanda, así que nadie tiene que acordarse.
Los catorce alérgenos de la UE se calculan por plato a partir de los ingredientes de la receta. Si falta el dato, un plato nunca se muestra como libre de alérgenos, sino que se marca como sin comprobar.
La cuenta se paga de una vez, a partes iguales, por silla o por artículo, con propina o sin ella. De cada pago sale un ticket de caja normal, de modo que el IVA, los informes de ventas y el cierre del día cuadran.
Se cae el wifi: la toma de pedidos continúa sin conexión y los pedidos sin enviar salen automáticamente cuando vuelve la conexión. Pagar requiere conexión.
Las recetas calculan el coste de un plato y descuentan los ingredientes del stock cuando se sirve. El informe de coste de comida reúne las cifras.

El restaurante es un módulo que activas solo donde hace falta. En un gimnasio no aparece en absoluto.

Pedidos en volumen

Del presupuesto, al pedido, a la factura, al cobro

Algunos negocios viven en los pedidos de venta: decenas por semana, cada uno convirtiéndose en factura, cada factura esperando a un cliente que paga a treinta días. El trabajo está en el traspaso entre esos pasos.

Los presupuestos se convierten en pedidos, y los pedidos pasan directos a factura — cada pedido a su propia factura, con el pedido marcado para que no se facture dos veces.
Marcar un pedido como entregado mueve los saldos de almacén y avisa al cliente por correo si lo ha aceptado.
Las facturas pueden ir a servicios de factoring — Svea, Lähirahoitus y otros — para que el dinero no espere al plazo de pago.
Los cobros vuelven automáticamente del banco por la integración contable y se casan con la factura correcta.
Los pedidos de compra previsionan lo que debes, frente a las facturas que previsionan lo que te deben.

Donde un negocio es en realidad una operación de facturación con un producto adjunto, este es el camino que tiene que ser aburrido y fiable.

La mayoría de los negocios son uno y medio de estos. Cuéntanos cómo es vuestro día y te diremos honestamente qué partes usaríais y cuáles no.

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