Cas d'usage

Un système, sept journées très différentes

GymKeeper est né dans les salles d'escalade et a fait pousser autour ce dont une entreprise a besoin : du stock avec de vrais soldes, une facturation qui atteint la comptabilité, une caisse qui tient quand la file est longue. Voici sept formes d'activité auxquelles il convient, et ce qui compte vraiment dans chacune.

Salles d'escalade et de bloc

La salle tourne même quand personne n'est au comptoir

Le cas d'origine, celui qui a donné son nom au produit. Une salle d'escalade vend du temps plutôt que des marchandises : abonnements, cartes à séances, cours, et le droit d'entrer à six heures du matin quand le comptoir est vide.

Le contrôle d'accès décide qui entre pendant les heures sans personnel, avec entrée limitée dans le temps, abonnements premium et accès 24h/24 sur les doorservers GymKeeper.
Abonnements et cartes à séances, avec pauses, facturation récurrente et prélèvement automatique de la carte enregistrée.
Décharges de responsabilité numériques signées avant la première visite, pour que personne ne remplisse du papier à la porte.
Cours et stages avec inscription, paiement et annulation au même endroit que tout le reste.
Salles, utilisateurs et appareils illimités — la facture suit le chiffre d'affaires, pas les licences, donc un deuxième site ne change pas le contrat.

Les heures sans personnel sont la capacité la moins chère qu'une salle puisse ajouter : le local existe, les blocs sont posés, et le coût marginal d'un grimpeur matinal est proche de zéro.

Salles de CrossFit, entraînement HYROX et cours collectifs

Le planning se remplit tout seul, et le coach ne court pas après un tableau

Une box de CrossFit ou une salle HYROX ne vend pas du temps de pratique libre — elle vend une place dans le cours du mardi six heures, encadré par un coach nommé, avec une limite stricte du nombre de personnes sur le tapis. Séances encadrées est la partie de GymKeeper construite pour ce type d'activité : un vrai planning hebdomadaire récurrent, pas une liste d'événements ponctuels.

Les modèles de cours hebdomadaires se répètent tout seuls — configurez une fois le CrossFit du mardi 06h00 et GymKeeper continue de générer de vraies séances huit semaines à l'avance.
Chaque cours a un ou plusieurs encadrants nommés, avec un encadrant principal désigné, pour que les adhérents sachent toujours qui anime.
Le même moteur d'abonnements que le reste de GymKeeper finance les réservations de cours — gratuit et illimité avec un abonnement ou un abonnement mensuel, déduit d'une carte 10 entrées, ou payé à la séance, réglé cours par cours.
Capacité et liste d'attente par cours : une fois une séance complète, les nouvelles réservations font la queue dans l'ordre et avancent automatiquement en cas d'annulation.
La présence est marquée par réservation, indépendamment du contrôle d'accès, pour que le coach sache qui est vraiment venu et qui a fait faux bond.

Les adhérents réservent leur propre cours depuis leur compte, et le planning hebdomadaire peut être intégré directement sur le site de la salle pour que tout le monde voie ce qui a lieu et quand — sans appeler l'accueil.

Salles de sport et de musculation

Une salle de musculation est un abonnement avec une porte

Une salle vend l'accès à une pièce : des barres, des racks, des machines et le droit de s'en servir à cinq heures et demie du matin. Presque tous les revenus sont récurrents, presque tous les coûts fixes, et l'année se joue sur deux choses : combien d'adhérents paient sans qu'on les relance, et combien cessent discrètement de venir avant de résilier.

Prélèvement automatique de la cotisation sur la carte enregistrée — l'abonnement se renouvelle sans facture, sans relance et sans conversation. Tokénisation de carte via Paytrail ou Stripe, avec relance des prélèvements échoués et remontée de l'information, plutôt qu'une adhésion qui s'éteint sans bruit.
L'adhérent met en pause au lieu de résilier : une blessure ou un mois à l'étranger arrête la facturation pour une durée convenue, avec un quota par adhésion et une trace de qui a mis en pause quoi et quand.
Une salle sans personnel tourne avec le serveur de porte — accès limité dans le temps pour les formules heures creuses, plages élargies pour le premium, 24h/24 pour la formule complète. La carte ou le téléphone qui ouvre la porte est celui qui paie l'abonnement.
Une première visite gratuite ou à prix réduit qu'un client de retour ne peut pas voir deux fois : l'offre de découverte n'apparaît que pour une personne identifiée et sans historique — « se déconnecter pour la reprendre » ne marche pas.
Des règles qui permettent à un adhérent d'amener un ami — une fois par semaine, une fois par mois, quatre fois par an, comme vous voulez : vous fixez le nombre et la période, et le pass invité est délivré automatiquement.
Les audiences de reconquête et de non-fréquentation repèrent les adhérents qui ont cessé de venir des semaines avant de cesser de payer — ceux qui résilieront le mois prochain, tant qu'il reste le temps de les appeler.

Une salle ne perd généralement pas un adhérent le jour où il résilie. Elle l'a perdu le mois où il a cessé de venir, et ce mois-là apparaît dans les données bien avant d'apparaître sur le compte.

Stock, facturation et caisse

Une activité qui vend des choses et les facture

Rien ici n'est propre à l'escalade. Une boutique, un atelier, un importateur — quiconque doit savoir ce qu'il y a en rayon, faire parvenir une facture et encaisser au comptoir.

Gestion des produits avec variantes illimitées, prix par variante, plusieurs groupes de prix, listes revendeurs et plusieurs entrepôts.
Inventaire avec terminaux portables — mille produits et leurs soldes en une journée — plus la gestion des étagères.
Ordres de transfert pour déplacer du stock entre sites, et commandes fournisseurs qui créditent les soldes à l'arrivée et impriment les étiquettes à la réception.
Factures de vente : récurrentes, échelonnées, par e-mail, en facture électronique (B2B et B2C) ou par courrier.
Intégrations comptables d'origine — Procountor, Netvisor, Fennoa, VismaNova, Dynamics NAV et Accountor.

L'assistant de commande suggère quoi réapprovisionner et en quelle quantité, à partir de ce qui s'est réellement vendu.

Cafétéria

Surtout une caisse, et il faut que ça aille vite

Une cafétéria a besoin d'une fraction du système, et que cette fraction soit rapide. Le déjeuner dure une heure et la file n'attend pas le logiciel.

Terminaux de paiement intégrés — NETS dans toute la Scandinavie, d'autres sur arrangement — pour que le montant ne soit jamais saisi à la main.
Impression de tickets sur Star TSP-100 Eco et imprimantes Epson, prises en charge d'origine.
Mettre une vente en attente : celui qui a oublié la viennoiserie ne bloque pas les six personnes derrière.
Soldes par variante et par site, pour qu'un comptage en cuisine veuille dire quelque chose.
Cartes cadeaux et autant de moyens de paiement qu'il faut, y compris les avantages bien-être finlandais.

Le reste du système est là quand vous le voulez et à l'écart quand vous ne le voulez pas — le même contrat, que vous utilisiez un module ou tous.

Restaurant et bar

De la table à la cuisine sans crier

Voici notre réponse pour faciliter la vie du restaurant : la commande part de la table vers le bon poste, le plat arrive à table à temps et l'addition se règle comme la tablée le souhaite. La fonction restaurant de GymKeeper est faite pour le quotidien de la cafétéria d'une salle d'escalade et des restaurants d'un parc d'aventure. Elle utilise la même caisse, le même stock et la même comptabilité que le reste de votre activité.

Le serveur prend la commande sur un téléphone ou une tablette et l'envoie d'une seule pression : les plats sur l'écran de la cuisine, les boissons sur celui du bar. Personne ne court avec des bons papier.
Les chaises d'une table sont enregistrées dans le système et les commandes sont rattachées aux chaises. Chaque convive paie sa part, et un plat peut être partagé entre plusieurs chaises. La vente à emporter a sa propre « table » avec des commandes numérotées.
Sur les écrans de la cuisine et du bar, les bons avancent par étapes (nouveau, en préparation, prêt à servir), et le temps d'attente se traduit en couleur avant que le client ait à demander où en est son plat.
Les remarques et les choix sont saisis à la commande : « sans oignon », cuisson de la viande. La cuisine les voit sur le bon, personne n'a donc à s'en souvenir.
Les quatorze allergènes de l'UE sont calculés par plat à partir des ingrédients de la recette. Si l'information manque, un plat n'est jamais affiché comme sans allergène : il est marqué comme non vérifié.
L'addition se règle en une fois, à parts égales, par chaise ou par article, avec ou sans pourboire. Chaque paiement produit un ticket de caisse ordinaire, si bien que la TVA, les rapports de ventes et la clôture de journée concordent.
Le wifi coupe : la prise de commande continue sans connexion, et les commandes non envoyées partent automatiquement au retour de la connexion. Le paiement exige une connexion.
Les recettes calculent le coût de revient d'un plat et déduisent les ingrédients du stock lorsque le plat est servi. Le rapport de coût matière rassemble les chiffres.

Le restaurant est un module que l'on n'active que là où il sert. Dans une salle de sport, il n'apparaît pas du tout.

Commandes en volume

Du devis, à la commande, à la facture, au règlement

Certaines activités vivent dans les commandes : des dizaines par semaine, chacune devenant une facture, chaque facture attendant un client qui paie à trente jours. Le travail est dans le passage entre ces étapes.

Les devis deviennent des commandes, et les commandes passent directement en factures — chaque commande dans sa propre facture, avec la commande marquée pour ne pas être facturée deux fois.
Marquer une commande livrée déplace les soldes d'entrepôt et prévient le client par e-mail s'il l'a demandé.
Les factures peuvent partir en affacturage — Svea, Lähirahoitus et d'autres — pour que l'argent n'attende pas l'échéance.
Les règlements reviennent automatiquement de la banque via l'intégration comptable et se rapprochent de la bonne facture.
Les commandes fournisseurs prévoient ce que vous devez, face aux factures qui prévoient ce qu'on vous doit.

Là où une activité est en réalité une machine à facturer avec un produit attaché, c'est ce chemin-là qui doit être ennuyeux et fiable.

La plupart des activités sont un et demi de ceux-là. Dites-nous à quoi ressemble votre journée et nous vous dirons honnêtement quelles parties vous utiliseriez et lesquelles non.

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