Användningsfall

Ett system, sju mycket olika dagar

GymKeeper började i klättergym och växte med det en verksamhet behöver runtomkring: lager med riktiga saldon, fakturering som når bokföringen, en kassa som funkar när kön är lång. Det här är sju former av verksamhet det passar, och vad som faktiskt spelar roll i var och en.

Klätter- och bouldergym

Gymmet rullar även när ingen står i receptionen

Det ursprungliga fallet, och det produkten fått sitt namn av. Ett klättergym säljer tid snarare än varor: medlemskap, klippkort, kurser, och rätten att komma in klockan sex på morgonen när receptionen är tom.

Dörrpassagen avgör vem som kommer in under obemannade timmar, med tidsbegränsat inträde, premiumkort och dygnet runt-tillträde på GymKeepers doorservrar.
Medlemskap och klippkort, inklusive pauser, återkommande fakturering och automatisk kortdragning.
Digitala ansvarsfriskrivningar signerade före första besöket, så att ingen fyller i papper i dörren.
Kurser och clinics med anmälan, betalning och avbokning på samma ställe som allt annat.
Obegränsat med gym, användare och enheter — fakturan följer omsättningen, inte licenserna, så en andra ort ändrar inte avtalet.

Obemannade timmar är den billigaste kapacitet ett gym kan lägga till: lokalen finns, problemen är skruvade, och marginalkostnaden för en tidig klättrare är nästan noll.

CrossFit-boxar, HYROX-träning och gym med gruppass

Schemat fylls i av sig själv, och instruktören jagar inget kalkylblad

En CrossFit-box eller ett HYROX-gym säljer inte fri träningstid — det säljer en plats på tisdagens sexpass, som leds av en namngiven instruktör, med en hård gräns för hur många som får plats på mattan. Guidade timmar är den del av GymKeeper som är byggd för just den här typen av verksamhet: ett riktigt återkommande veckoschema, inte en lista med engångsevenemang.

Veckovisa passmallar upprepar sig själva — ställ in tisdagens CrossFit 06:00 en gång, så fortsätter GymKeeper att generera riktiga pass åtta veckor framåt.
Varje pass har en eller flera namngivna instruktörer, med en markerad huvudinstruktör, så medlemmarna alltid vet vem som leder.
Samma medlemskapsmotor som resten av GymKeeper finansierar passbokningar — gratis och obegränsat med medlemskap eller månadskort, avdraget från ett 10x-stämpelkort, eller betalt som drop-in, inställt per pass.
Kapacitet och väntelista per pass: när ett pass är fullt ställer sig nya bokningar i kö och rycker automatiskt fram om någon avbokar.
Närvaro markeras per bokning, separat från dörrpassage, så en instruktör vet vem som faktiskt dök upp och vem som uteblev.

Medlemmar bokar sitt eget pass från sitt konto, och veckoschemat kan bäddas in direkt på gymmets egen webbplats så att alla kan se vad som händer och när — utan att ringa till receptionen.

Gym och styrkelokaler

Ett gym är en prenumerationsaffär med en dörr på

Ett gym säljer tillträde till ett rum: skivstänger, ställningar, maskiner och rätten att använda dem halv sex på morgonen. Nästan alla intäkter är återkommande, nästan alla kostnader fasta, och året avgörs av två saker: hur många som betalar utan påminnelse och hur många som tyst slutar komma innan de säger upp.

Medlemsavgifter dras automatiskt från sparat kort — prenumerationen förnyas utan faktura, påminnelse eller samtal. Korttokenisering via Paytrail eller Stripe, och misslyckade dragningar försöks igen och lyfts fram i stället för att medlemskapet tyst förfaller.
Medlemmen pausar i stället för att säga upp: en skada eller en månad utomlands stoppar faktureringen under en avtalad period, med en kvot per medlemskap och en logg över vem som pausade vad och när.
Ett obemannat gym drivs av dörrservern — tidsbegränsat tillträde för lågtrafikmedlemskap, vidare tider för premium, 24/7 för den fulla nivån. Samma kort eller telefon som öppnar dörren betalar prenumerationen.
Ett gratis eller rabatterat första besök som en återvändande kund inte kan se två gånger: introerbjudandet visas bara för någon identifierad utan historik, så ”logga ut och ta det igen” fungerar inte.
Regler som låter en befintlig medlem ta med en kompis — en gång i veckan, en gång i månaden, fyra gånger om året, precis som du bestämmer: du anger antalet och perioden, och gästkortet skapas automatiskt.
Målgrupper för återvärvning och uteblivna besök hittar de medlemmar som slutade komma veckor innan de slutar betala — de som säger upp nästa månad, medan det fortfarande finns tid att ringa.

Ett gym förlorar sällan en medlem den dag hen säger upp. Det förlorade hen den månad hen slutade dyka upp, och den månaden syns i datan långt innan den syns på kontot.

Lager, fakturering och kassa

En verksamhet som säljer saker och tar betalt för dem

Inget här är klätterspecifikt. En butik, en verkstad, en importör — alla som måste veta vad som står på hyllan, få en faktura till en kund och ta betalt över en disk.

Produktregister med obegränsat med varianter, pris per variant, flera prisgrupper, återförsäljarlistor och flera lagerplatser.
Inventering med handdatorer — tusen produkter och deras saldon på en dag — plus stöd för lagerhyllor.
Överföringsorder för att flytta lager mellan orter, och inköpsorder som lägger till saldon när varorna kommer och skriver ut etiketter när du tar emot dem.
Kundfakturor: återkommande, delbetalda, via e-post, e-faktura (B2B och B2C) eller vanlig post.
Bokföringsintegrationer inbyggda — Procountor, Netvisor, Fennoa, VismaNova, Dynamics NAV och Accountor.

Inköpshjälpen föreslår vad som ska beställas om och hur mycket, utifrån vad som faktiskt har sålt.

Café

Mest en kassa, och den måste gå fort

Ett café behöver en bråkdel av systemet, och behöver att den bråkdelen är snabb. Lunchen är en timme lång och kön väntar inte på mjukvara.

Integrerade betalterminaler — NETS i hela Skandinavien, andra efter överenskommelse — så att kortbeloppet aldrig knappas in för hand.
Kvittoutskrift på Star TSP-100 Eco och Epson-skrivare, stött direkt ur lådan.
Parkera ett köp: den som glömde bullen håller inte upp de sex personerna bakom.
Saldon per variant och ort, så att en räkning i köket betyder något.
Presentkort och så många betalsätt ni behöver, inklusive finländska friskvårdsförmåner.

Resten av systemet finns där när ni vill ha det och ur vägen när ni inte vill — samma avtal, oavsett om ni använder en modul eller alla.

Restaurang och bar

Beställning från bordet till köket utan att ropa

Här är vårt svar för att göra restaurangvardagen lättare: beställningen går från bordet till rätt station, rätten kommer till bordet i tid och notan betalas så som sällskapet vill. GymKeepers restaurangfunktion är gjord för vardagen i ett klättergyms café och ett äventyrsparks restauranger. Den använder samma kassa, samma lager och samma bokföring som resten av din verksamhet.

Servitören tar beställningen på mobilen eller surfplattan och skickar den med ett tryck: maten till köksskärmen, dryckerna till baren. Ingen springer omkring med lappar.
Bordets stolar är registrerade i systemet och beställningarna knyts till stolarna. Varje gäst betalar sitt, och en rätt kan delas mellan flera stolar. Hämtmat har ett eget "bord" med numrerade beställningar.
På köksskärmen och barskärmen går bongarna framåt i steg (ny, tillagas, klar att servera), och väntetiden blir en färg innan gästen hinner fråga var rätten håller hus.
Kommentarer och val tas när man beställer: "ingen lök", hur biffen ska stekas. Köket ser dem på bongen, så ingen behöver komma ihåg dem.
De fjorton EU-allergenerna räknas ut per rätt från receptets ingredienser. Saknas uppgiften visas en rätt aldrig som allergenfri utan markeras som ej kontrollerad.
Notan betalas på en gång, delad lika, per stol eller per artikel, med eller utan dricks. Varje betalning ger ett vanligt kassakvitto, så moms, försäljningsrapporter och dagsavslut stämmer.
Wifi:t krånglar: beställningarna kan fortsätta tas utan uppkoppling, och ej skickade beställningar går iväg automatiskt när uppkopplingen är tillbaka. Betalning kräver uppkoppling.
Recepten räknar ut rättens självkostnad och drar av ingredienserna från lagret när rätten serveras. Matkostnadsrapporten samlar siffrorna.

Restaurangen är en modul som du slår på bara där den behövs. På ett gym syns den inte alls.

Order i volym

Från offert, till order, till faktura, till betalt

Vissa verksamheter lever i kundorder: dussintals i veckan, var och en blir en faktura, varje faktura väntar på en kund som betalar om trettio dagar. Jobbet ligger i överlämningen mellan de stegen.

Offerter blir order, och order går rakt över till fakturor — varje order till sin egen faktura, med ordern märkt så att den inte kan faktureras två gånger.
Att märka en order levererad flyttar lagersaldona och meddelar kunden via e-post om hen valt det.
Fakturor kan gå till factoringtjänster — Svea, Lähirahoitus och andra — så att pengarna inte väntar på betalningsvillkoret.
Betalningar kommer automatiskt tillbaka från banken via bokföringsintegrationen och matchas mot rätt faktura.
Inköpsorder prognosticerar vad ni är skyldiga, mot fakturor som prognosticerar vad ni har att få in.

Där en verksamhet egentligen är en faktureringsapparat med en produkt fastsatt är det just den här vägen som måste vara tråkig och pålitlig.

De flesta verksamheter är en och en halv av dessa. Berätta hur er dag ser ut så säger vi ärligt vilka delar ni skulle använda och vilka ni inte skulle.

Redo att börja resan med GymKeeper?

Vi ser till att ert gym rullar smidigt.

Be om ett demokonto

Prata med oss

Inget kort · Inget avtal · Obegränsat med användare, enheter och gym

Kommandopalett