Anwendungsfälle

Ein System, sieben sehr verschiedene Tage

GymKeeper begann in Kletterhallen und wuchs um das herum, was ein Betrieb braucht: Lager mit echten Beständen, Rechnungen, die in der Buchhaltung ankommen, eine Kasse, die auch bei langer Schlange funktioniert. Das sind sieben Formen von Betrieb, zu denen es passt, und worauf es in jeder wirklich ankommt.

Kletter- und Boulderhallen

Das Gym läuft, auch wenn niemand am Tresen steht

Der ursprüngliche Fall, und der, nach dem das Produkt benannt ist. Eine Kletterhalle verkauft eher Zeit als Ware: Mitgliedschaften, Mehrfachkarten, Kurse, und das Recht, um sechs Uhr morgens hereinzukommen, wenn der Tresen leer ist.

Der Türzugang entscheidet, wer während unbesetzter Zeiten hereinkommt — mit zeitlich begrenztem Eintritt, Premium-Karten und 24/7-Zugang über GymKeeper-Doorserver.
Mitgliedschaften und Mehrfachkarten, inklusive Pausen, wiederkehrender Rechnungen und automatischer Abbuchung von hinterlegten Karten.
Digitale Haftungsausschlüsse, vor dem ersten Besuch unterschrieben, damit niemand an der Tür Papier ausfüllt.
Kurse und Workshops mit Anmeldung, Zahlung und Stornierung, am selben Ort wie alles andere.
Unbegrenzt Gyms, Nutzer und Geräte — die Rechnung folgt dem Umsatz, nicht den Lizenzen, ein zweiter Standort ändert also den Vertrag nicht.

Unbesetzte Zeiten sind die billigste Kapazität, die ein Gym hinzufügen kann: der Raum ist da, die Boulder sind geschraubt, und die Grenzkosten einer frühen Kletterin sind nahe null.

CrossFit, HYROX-Training und Kursstudios

Der Stundenplan füllt sich von selbst, und der Trainer jagt keiner Tabelle hinterher

Eine CrossFit-Box oder ein HYROX-Studio verkauft keine freie Trainingszeit — sie verkauft einen Platz im Dienstagskurs um sechs, geleitet von einem namentlich genannten Trainer, mit einer festen Obergrenze, wie viele Leute auf die Matte passen. Geführte Stunden ist der Teil von GymKeeper, der genau für diese Art von Geschäft gebaut wurde: ein echter, wiederkehrender Wochenplan, keine Liste einmaliger Termine.

Wöchentliche Kursvorlagen wiederholen sich von selbst — einmal Dienstag 06:00 CrossFit anlegen, und GymKeeper erzeugt laufend echte Termine acht Wochen im Voraus.
Jeder Kurs hat einen oder mehrere namentlich genannte Trainer, mit einem markierten Haupttrainer, sodass Mitglieder immer wissen, wer leitet.
Dieselbe Mitgliedschaftslogik wie im Rest von GymKeeper finanziert Kursbuchungen — kostenlos und unbegrenzt mit Mitgliedschaft oder Monatskarte, abgebucht von einer 10er-Stempelkarte, oder als Einzelzahlung, jeweils pro Kurs festgelegt.
Kapazität und Warteliste pro Kurs: ist ein Termin voll, reihen sich neue Buchungen der Reihe nach ein und rücken automatisch nach, wenn jemand absagt.
Anwesenheit wird pro Buchung erfasst, getrennt vom Türzugang, sodass ein Trainer weiß, wer wirklich da war und wer nicht erschienen ist.

Mitglieder buchen ihren Kurs selbst über ihr Konto, und der Wochenplan lässt sich direkt auf die eigene Website des Studios einbetten, damit jeder sehen kann, was wann stattfindet — ohne an der Theke nachzufragen.

Fitness- und Krafträume

Ein Kraftraum ist ein Abo-Geschäft mit einer Tür davor

Ein Fitnessstudio verkauft Zugang zu einem Raum: Langhanteln, Racks, Geräte und das Recht, sie um halb sechs morgens zu benutzen. Fast alle Einnahmen sind wiederkehrend, fast alle Kosten fix, und über das Jahr entscheiden zwei Dinge: wie viele Mitglieder ohne Mahnung zahlen und wie viele still aufhören zu kommen, bevor sie kündigen.

Mitgliedsbeiträge werden automatisch von der hinterlegten Karte eingezogen — das Abo verlängert sich ohne Rechnung, Mahnung oder Gespräch. Karten-Tokenisierung über Paytrail oder Stripe; fehlgeschlagene Abbuchungen werden wiederholt und sichtbar gemacht, statt die Mitgliedschaft still auslaufen zu lassen.
Mitglieder pausieren, statt zu kündigen: eine Verletzung oder ein Monat im Ausland stoppt die Abrechnung für einen vereinbarten Zeitraum — mit Kontingent je Mitgliedschaft und Protokoll darüber, wer was wann pausiert hat.
Ein unbesetztes Studio läuft über den Türserver — zeitlich begrenzter Zutritt für Off-Peak-Mitgliedschaften, weitere Zeiten für Premium, 24/7 für die volle Stufe. Dieselbe Karte oder dasselbe Handy, das die Tür öffnet, zahlt auch das Abo.
Ein kostenloser oder vergünstigter Erstbesuch, den ein wiederkehrender Kunde kein zweites Mal sieht: das Einstiegsangebot erscheint nur für identifizierte Personen ohne Historie — „ausloggen und nochmal holen“ funktioniert nicht.
Regeln, mit denen ein bestehendes Mitglied eine Freundin oder einen Freund mitbringen darf — einmal pro Woche, einmal im Monat, viermal im Jahr, ganz wie Sie es festlegen: Sie bestimmen Anzahl und Zeitraum, der Gastausweis wird automatisch ausgestellt.
Zielgruppen für Rückgewinnung und ausbleibende Besuche finden die Mitglieder, die Wochen vor dem Zahlungsstopp aufgehört haben zu kommen — die Kündiger des nächsten Monats, solange ein Anruf noch etwas ändert.

Ein Studio verliert ein Mitglied selten an dem Tag, an dem es kündigt. Es hat es in dem Monat verloren, in dem es aufhörte zu kommen — und dieser Monat steht in den Daten, lange bevor er auf dem Konto steht.

Lager, Rechnungen und Kasse

Ein Betrieb, der Dinge verkauft und sie abrechnet

Hier ist nichts klettertypisch. Ein Laden, eine Werkstatt, ein Importeur — alle, die wissen müssen, was im Regal liegt, eine Rechnung zur Kundin bringen und über einen Tresen kassieren.

Warenwirtschaft mit unbegrenzt Varianten, Preisen je Variante, mehreren Preisgruppen, Händlerlisten und mehreren Lagerorten.
Inventur mit Handgeräten — tausend Produkte und ihre Bestände an einem Tag — plus Unterstützung für Lagerregale.
Umlagerungen zwischen Standorten, und Bestellungen, die Bestände bei Wareneingang erhöhen und beim Einbuchen Etiketten drucken.
Ausgangsrechnungen: wiederkehrend, in Raten, per E-Mail, als E-Rechnung (B2B und B2C) oder auf Papier.
Buchhaltungsanbindungen eingebaut — Procountor, Netvisor, Fennoa, VismaNova, Dynamics NAV und Accountor.

Der Bestellassistent schlägt vor, was nachzubestellen ist und wie viel — auf Basis dessen, was sich tatsächlich verkauft hat.

Cafeteria

Vor allem eine Kasse, und sie muss schnell sein

Eine Cafeteria braucht einen Bruchteil des Systems, und dieser Bruchteil muss schnell sein. Die Mittagspause dauert eine Stunde, und die Schlange wartet nicht auf Software.

Integrierte Zahlungsterminals — NETS in ganz Skandinavien, andere nach Absprache — damit der Kartenbetrag nie von Hand getippt wird.
Bondruck auf Star TSP-100 Eco und Epson-Druckern, ab Werk unterstützt.
Verkauf parken: wer das Gebäck vergessen hat, hält die sechs Leute dahinter nicht auf.
Bestände je Variante und Standort, damit eine Zählung in der Küche etwas bedeutet.
Gutscheine und so viele Zahlungsarten, wie ihr braucht, inklusive finnischer Wellness-Leistungen.

Der Rest des Systems ist da, wenn ihr ihn wollt, und aus dem Weg, wenn nicht — derselbe Vertrag, ob ihr ein Modul nutzt oder alle.

Restaurant und Bar

Bestellung vom Tisch in die Küche, ohne Rufen

Das ist unsere Antwort, um den Restaurantalltag zu erleichtern: Die Bestellung geht vom Tisch an die richtige Station, das Gericht kommt rechtzeitig an den Tisch, und die Rechnung wird so bezahlt, wie die Gesellschaft es möchte. Die Restaurantfunktion von GymKeeper ist für den Alltag des Cafés einer Kletterhalle und der Restaurants eines Abenteuerparks gemacht. Sie nutzt dieselbe Kasse, dasselbe Lager und dieselbe Buchhaltung wie der Rest Ihres Betriebs.

Der Kellner nimmt die Bestellung am Handy oder Tablet auf und schickt sie mit einem Tastendruck ab: Speisen auf den Küchenbildschirm, Getränke an die Bar. Niemand rennt mit Zetteln herum.
Die Stühle eines Tisches sind im System hinterlegt, und Bestellungen werden den Stühlen zugeordnet. Jeder Gast bezahlt das Seine, und ein Gericht lässt sich auf mehrere Stühle aufteilen. Für Speisen zum Mitnehmen gibt es einen eigenen "Tisch" mit nummerierten Bestellungen.
Auf den Bildschirmen von Küche und Bar durchlaufen die Bons Stufen (neu, in Zubereitung, servierbereit), und die Wartezeit wird zu einer Farbe, noch bevor der Gast fragen muss, wo sein Gericht bleibt.
Anmerkungen und Auswahlen werden bei der Bestellung erfasst: "ohne Zwiebeln", Garstufe des Steaks. Die Küche sieht sie auf dem Bon, niemand muss sie sich merken.
Die vierzehn EU-Allergene werden pro Gericht aus den Zutaten des Rezepts berechnet. Fehlt die Angabe, wird ein Gericht nie als allergenfrei angezeigt, sondern als ungeprüft markiert.
Die Rechnung wird auf einmal bezahlt, zu gleichen Teilen geteilt, nach Stuhl oder nach Artikel, mit oder ohne Trinkgeld. Jede Zahlung erzeugt einen gewöhnlichen Kassenbon, sodass Mehrwertsteuer, Verkaufsberichte und Tagesabschluss stimmen.
Das WLAN fällt aus: Die Bestellaufnahme läuft ohne Verbindung weiter, und nicht gesendete Bestellungen gehen automatisch raus, sobald die Verbindung zurück ist. Das Bezahlen braucht eine Verbindung.
Rezepte berechnen die Selbstkosten eines Gerichts und buchen die Zutaten vom Lager ab, wenn das Gericht serviert wird. Der Wareneinsatzbericht fasst die Zahlen zusammen.

Das Restaurant ist ein Modul, das Sie nur dort einschalten, wo es gebraucht wird. In einem Fitnessstudio ist es gar nicht sichtbar.

Aufträge in Menge

Vom Angebot, zum Auftrag, zur Rechnung, zum Geld

Manche Betriebe leben in Aufträgen: Dutzende pro Woche, jeder wird zur Rechnung, jede Rechnung wartet auf eine Kundin, die in dreißig Tagen zahlt. Die Arbeit steckt in der Übergabe zwischen diesen Schritten.

Angebote werden zu Aufträgen, und Aufträge werden direkt zu Rechnungen — jeder Auftrag zu seiner eigenen Rechnung, mit einer Markierung, damit nichts doppelt abgerechnet wird.
Einen Auftrag als geliefert zu markieren bewegt die Lagerbestände und benachrichtigt die Kundin per E-Mail, wenn sie das wollte.
Rechnungen können an Factoring-Dienste gehen — Svea, Lähirahoitus und andere — damit das Geld nicht auf das Zahlungsziel wartet.
Zahlungen kommen über die Buchhaltungsanbindung automatisch von der Bank zurück und werden der richtigen Rechnung zugeordnet.
Bestellungen prognostizieren, was ihr schuldet, gegen Rechnungen, die prognostizieren, was euch geschuldet wird.

Wo ein Betrieb eigentlich ein Rechnungsbetrieb mit angehängtem Produkt ist, muss genau dieser Weg langweilig und verlässlich sein.

Die meisten Betriebe sind anderthalb davon. Erzählt uns, wie euer Tag aussieht, und wir sagen euch ehrlich, welche Teile ihr nutzen würdet und welche nicht.

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